Política de Tratamiento de Datos Personales y Manejo de Bases de Datos

Generalidades

El presente documento establece la política de tratamiento de datos personales y manejo de bases de datos, actuando como organización comercial, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales E-MOTION GLOBAL S.A.S., garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Para E-MOTION GLOBAL S.A.S., es prioridad el cumplimiento de las normas en particular los derechos fundamentales de todas las personas. Por ello consideramos importante que los titulares de los datos tengan conocimiento de la información que recibimos y cómo la tratamos, para así poder prestar los diferentes servicios y actividades que ejecutamos común o extraordinariamente a través de diferentes
medios, por ello invitamos a leer la presente política de manejo de dato personal así el titular podrá conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos o archivos de E-MOTION GLOBAL S.A.S.

El Titular del dato, usuario de plataforma tecnológica, contratista o trabajador, proveedores y público en general, entiende y acepta que el ingreso de información personal o diligenciamiento de formularios, entrega de información verbalmente o documentalmente, lo hace voluntariamente y ante la solicitud de requerimientos específicos de E-MOTION GLOBAL S.A.S., para la prestación de un servicio, solicitud de un trámite, presentar una queja o reclamo, contratación civil/comercial/laboral o para acceder en general a las funciones o interacciones con E-MOTION GLOBAL S.A.S.

En todo caso para que E-MOTION GLOBAL S.A.S., inicie cualquiera de sus servicios o actividades es necesaria la aceptación de las presentes políticas, sin la aprobación de estas por parte de El Titular del Dato, Usuario de la plataforma tecnológica, Contratista o Trabajador no podrá ser prestado ningún servicio, ejecutada actividad alguna o suscrito cualquier tipo de contrato.

Definiciones

A continuación, se transcriben las definiciones dadas por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, las cuales se entenderán en idénticas condiciones para los efectos de nuestra política:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Datos personales privados: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad).
Datos personales semiprivados: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de trabajador. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios

E-MOTION GLOBAL S.A.S., propenderá por tratar los datos personales del Titular del Dato o del Usuario de la plataforma tecnológica, de manera armónica e integral, acorde con los siguientes postulados:

a. Dar tratamiento de los datos al que refiere la presente política, de conformidad con la ley y de acuerdo con las demás disposiciones que la desarrollen.

b. El tratamiento de los datos obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular.

c. Para que el Tratamiento se pueda dar, sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. El Titular del Dato debe tener en cuenta que para E-MOTION GLOBAL S.A.S., pueda prestar el o los servicio(s) que ofrece es requisito previo la aceptación de las políticas de uso de datos.

d. Para que prestemos un correcto servicio es necesario que la información sujeta a tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Recuerda que se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Garantizamos que en el tratamiento siempre se dará el derecho del Titular a obtener de nosotros

o del Encargado del Tratamiento, y en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

f. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, la Ley y la Constitución Política. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente política o la Ley.

g. Garantizamos que los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley o la política de uso de datos.

h. Recuerda que la información sujeta a tratamiento por nosotros o el Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente política, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i. Garantizamos que todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

Finalidad

La información recolectada por E-MOTION GLOBAL S.A.S., tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como organización comercial. Además, E-MOTION GLOBAL S.A.S., guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y trabajadores, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Tratamiento al que serán sometidos los datos

Los datos que autoriza el titular en general para su almacenamiento en bases de datos serán utilizados para:

a. Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.

b. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir, analizar, compartir, estudiar, elaborar estadísticas de cualquier índole, proyecciones o separar la información suministrada.

c. Almacenar información de contacto y perfil de todos los asociados, productores, proveedores y cualquier persona que haga parte de la cadena productiva de E-MOTION GLOBAL S.A.S., así como de sus trabajadores.

d. Utilizar los datos suministrados y almacenados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de E-MOTION GLOBAL S.A.S.

e. Para desarrollar fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro objeto misional o de cualquier mandato legal.

f. Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.

g. Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.

h. Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.

i. Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el
almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

j. Transferir o transmitir los datos personales en el país o a un servidor en otro país cuando a criterio de E-MOTION GLOBAL S.A.S., sea requerido.

k. Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general.

l. Utilizar los datos aportados para realizar vinculación como contratista o proveedor.

m. Control y prevención del fraude.

n. Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

o. Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.

p. Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

Sin perjuicio de los usos generales según el perfil del titular del dato se realizarán los siguientes tratamientos del dato.

Proveedores

a. Comparación de ofertas, contacto, estudios de mercado, facturación, despacho y recepción de mercancía, evaluación de experiencia comercial, análisis financieros, pago de obligaciones financieras, no financieras y tributarias.

b. E-MOTION GLOBAL S.A.S., sólo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución de la transacción a que haya lugar.

c. Cuando se le exija a E-MOTION GLOBAL S.A.S., por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

d. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

e. Envío de invitaciones a eventos programados por E-MOTION GLOBAL S.A.S.

f. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012 y las regulaciones y/o reglamentaciones a lugar.

Trabajadores y aprendices

E-MOTION GLOBAL S.A.S., sólo utilizará los datos personales de los trabajadores, practicantes, aprendices y candidatos a puestos vacantes según las finalidades establecidas en la normatividad laboral vigente en Colombia, es así como las finalidades del tratamiento al interior de la Dirección de Talento Humano en E-MOTION GLOBAL S.A.S.

a. Establecer y gestionar la relación laboral.

b. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección, contratación y desvinculación que realice E-MOTION GLOBAL S.A.S.

c. Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del trabajador en E-MOTION GLOBAL S.A.S.

d. Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación familiar.

e. Generar solicitudes que realice el trabajador relacionadas con su experiencia laboral.

f. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.

g. Controlar el acceso (acceso a redes de la compañía, archivos, entre otros) a instalaciones y activos de E-MOTION GLOBAL S.A.S.

h. Utilizar los datos personales del trabajador para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en E-MOTION GLOBAL S.A.S.

i. Asignar herramientas de trabajo, permisos, roles y usos en activos de información de E-MOTION GLOBAL S.A.S.

j. Utilizar los datos de carácter personal de los trabajadores, practicantes y aprendices para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.

k. Inscripción y relación de empleados con aseguradoras y realizadores de eventos de bienestar, formación y desarrollo y demás que la Dirección de Talento Humano y otras dependencias consideren necesarias.

Respecto de los candidatos a puestos vacantes, E-MOTION GLOBAL S.A.S., informa que los datos personales que sean captados durante el proceso de selección serán almacenados en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificará como corresponda. La carpeta o archivo podrá ser accedida por la Dirección de Talento Humano de E-MOTION GLOBAL S.A.S.

Usuarios de aplicación o aplicativo web

a. Permitir el acceso y uso a las funcionalidades de la plataforma web y aplicaciones en
dispositivos móviles de propiedad de E-MOTION GLOBAL S.A.S.

b. Utilizar la información recabada para elaborar estrategias, estadísticas, requerimientos, identificación de actividades.

Derechos del Títular

Los siguientes son los derechos del titular de los datos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política de Colombia.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Autorización del titular

E-MOTION GLOBAL S.A.S., requerirá autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Casos en que no es necesaria la autorización

Recordamos en los términos del artículo 10 de la ley 1581 de 2012, que en los siguientes casos no será necesaria la autorización del titular para el manejo de dato personal, sin perjuicio de que se cumplan las disposiciones para el manejo del dato en los alcances de la Política de manejo de Dato Personal y las normas reglamentarias. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.

Responsable del Tratamiento

Datos de contacto del responsable del tratamiento:

Responsable del tratamiento:	E-MOTION GLOBAL S.A.S.
Identificación:	NIT 830.128.610-5.
Domicilio:	Cota, Cundinamarca.
Dirección:	Autopista Medellín Kilómetro 1 Centro Empresarial Los Robles Bodega 8.
Código postal:	250017.
Teléfono(s) de contacto:	57 601 6175070 +57 318 500 3803
Correo electrónico:	atencionalusuario@emotion-a.com

Obligaciones de la Compañía

a. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

b. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

e. Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

f. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

g. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

h. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

i. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

j. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

k. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

l. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

m. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

n. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

o. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

Área responsable de la atención de las peticiones, consultas y reclamos

Para que el Titular del Dato pueda ejercer sus derechos de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes, serán atendidos por el área que para cada caso sea pertinente con el fin de atender las solicitudes de los titulares según el procedimiento que se presenta en la siguiente sección.

Realizaremos directamente el tratamiento de los datos del titular, sin embargo, nos reservamos la facultad legal de encargar dicho tratamiento a un tercero, asegurándonos de cumplir estrictamente con el mandamiento legal y verificando que las medidas de seguridad, almacenamiento y uso sean las adecuadas y garantizando el ejercicio pleno de los derechos del titular.

Procedimiento para Ejercer los Derechos del Títular del Dato Personal

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

a. Identificación del Titular.

b. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

c. Dirección del titular.

d. Documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los procedimientos que a elección del Titular del Dato para que se puedan ejercer los derechos en el tratamiento del dato personal. Los derechos de los menores de edad se ejercitará por las personas encargadas de su representación, e igualmente se deberá acreditar tal calidad.

Atención electrónica

El Titular del dato deberá realizar su requerimiento formal a la dirección electrónica
atencionalusuario@emotion-a.com o en caso de ser aprendiz, trabajador o aspirante a trabajador al email informado por la Dirección de Talento Humano.

Atención física

El Titular del dato deberá realizar su requerimiento formal a la dirección Autopista Medellín Kilómetro 1 Centro Empresarial Los Robles Bodega 8 en el municipio de Cota en el Departamento de Cundinamarca.

Reserva de Modificación

E-MOTION GLOBAL S.A.S., se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales y Manejo de Bases de Datos en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a E-MOTION GLOBAL S.A.S., el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con E-MOTION GLOBAL S.A.S.

Entrada en Vigencia y Duración

La presente política de tratamiento de datos personales y manejo de base de datos de E-MOTION GLOBAL S.A.S., entra en vigor desde el (07) de noviembre de 2023 y tendrá una vigencia indefinida o hasta cuando haya cambios sustanciales, los cuales serán informados a los titulares de la información según los términos de la Ley.

Se firma la presente, en la ciudad de Cota, a los siete días del mes de noviembre de 2023.

DIEGO I. RODRIGUEZ OROZCO
Representante Legal